以簡易的企業流程為例做探討:
業務端(接單中心) --> 採購 / MRP物料供需 (呆料處理) --> 製造生產派工 --> 成品驗收入庫 --> 出貨 --> 應收應付 --> 票據 沖帳 作業 -->切傳票拋總帳 -->企業經營合併報表中心
1.業務端 : 報價作業 銷售訂單作業 多角貿易拋單作業 出貨 應收立帳
2.請採購 / 物控 : 集團最佳供應商與價格分析(核價議價) / MRP 物料供需(配合生產排程/機器稼動/直接人工) / 呆料處理 (庫齡分析)
3.製造生產派工: 工單開立 製造排程 發料/補料/退料 完工驗收入庫 / 用以機器工時與人工工時資料收集分析 計算出標準成本與實際成本差異分析 (料 工 費)
4.IQC /FQC 品質管理 : 檢驗收退 特採否 客訴原因分析 不良原因分析(來料不良等等)
5. 出貨 : 出貨開立發票 應收立帳 客戶信用額度 匯兌差異 金流與物流之相關資料流
6. 應收應付 發票請款 退貨折讓 待抵應收 匯兌損益 付款沖帳 切傳票 拋總帳 等等
上述幾個重點概要來做企業ERP導入與維護時一定會碰到的問題原因點來做說明:
企業內部每個環節其實都是環環相扣的 若有其一或是其二 有任何人為錯誤造成資料輸入錯誤 / 或系統異常 所造成的錯誤資訊 皆可能會影響的各部門及各單位作業人員
原因點很多,大都為人員對系統不熟練 或是 一些沒注意到小細節 而有時一點點人為錯誤 皆可能會造成前後端結算出的資料有差異錯誤
例如:
匯率打錯,發票號碼打錯, 訂單數量打錯, 採購量打錯, 單價打錯, 日期打錯 ,收貨數量打錯 ,訂單變更未確認發出, 採購變更未發出,非 Free Sample 卻標示 為 Free sample, 發票價格打錯 ,驗收入退量打錯
假設我們可以直覺的認定這是一條直線進行的企業作業流程,那麼錯誤的點 可能會發生在這條直線流程的 前面 或是 中間 或是 後面 或是任何會影響前後端之變動因素都有可能發生
假設今天若是整段流程一路跑到終點位置 到了應收(付)立帳 並結完成本 才發現到資料有錯誤 那麼所影響的層面是非常廣泛的,因為可能整段作業流程會影響到的作業單位的資料皆會有異常資料的產生
整段作業流程若要作還原 那麼勢必是要整段(或半段)全部重來 系統資料流需倒回當最前端出錯點開始重跑及作業
那麼可能財務會計需要做拋轉還原傳票 因為應收應付 價錢可能是錯的 發票問題 匯率問題 進貨出貨數量問題 驗收入庫可能多打10K 那麼數量可能是錯的 造成 入庫金額不對 倘若廠商在最後交貨應收請款給了我們折扣 當初談定的價格有了異動 那採購單價勢必要做變更 但是可能已產生應收立帳
因變動因素可能發生在後 那要需要作變動更改之資料就會牽涉到許多問題 為了資料正確性 勢必要做會影響到的層面做處理 人工作業可能可以重來也有可能不能重來 因可能會造成企業人力資源作業上的重工 浪費企業經營成本
故需經由具有相當層度瞭解公司資訊系統之IT專業人員來做來作維護 作業上需要考量的點與根因皆要細心處理 因為每筆異動資料所會影響到的數字皆有可能會影響到企業的經營價值
企業面對電腦E化,帶來許多方便,當然好的系統需要好的人來維護及使用,也因此對於資訊系統的管理特別重視.
企業IT人員最重要的工作,就是維護企業各資訊系統保持正常穩定運行,滿足各單位使用者客製化資訊功能需求 ,維護系統資料的正確性與完整性
瞭解系統面所牽涉的部門層面,因為需要瞭解企業所有部門單位的相關作業流程,去作整合溝通協調,做為部門與部門之間的溝通管道,並產生有價值的資訊提供經營層級做為決策分析的依據.
當然導入ERP最重要的結果 就是要能夠快速結算出來 集團成本效益分析和集團財務合併報表 這是企業經營層面最終也最重要的產物
要成功導入ERP的環節因素 人事物 固然重要 但是不外乎一定要先徹底瞭解公司的經營型態及相關產銷流程整合
例如:(業務接單 製造生產 物料供需 呆料處理 價格分析 銷售 出貨 轉應收/應付 拋轉傳票總帳 結算財務成本(料/工/費) 出納會計 等等 )
其中需特別針對集團性跨國多角貿易流程與相關會計準則去執行流程改造是勢在必行的
東西怎麼買賣 由誰製造生產 由誰出貨 由誰收(付)錢 如何進行相關(物流與金流)
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